Pengertian
Komunikasi Bisnis
Komunikasi
merupakan faktor yang sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi.
Seorang pimpinan memerintahkan bawahannya untuk membuat surat pesanan barang,
menjawab atau membuat surat aduan, membuat surat edaran umum, membuat surat
kontrak kerjasama, membuat surat balasan / tanggapan, dan sejenisnya merupakan
hal yang rutin dalam dunia bisnis.
Secara umum dapat dikemukakan bahwa
yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai
macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Sebagai
awal bahasan dalam komunikasi bisnis, maka akan dibahas antara lain bentuk
dasar komunikasi yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal, proses
komunikasi, sebab-sebab timbulnya kesalahpahaman dalam komunikasi, dan
bagaimana cara memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.
Bentuk Dasar
Komunikasi
Komunikator yang efektif tentu saja
memiliki beberapa alat komunikasi bila
ingin menyampaikan suatu pesan. Mereka tahu bagaimana menempatkan kata yang
mampu membentuk suatu arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik,
bagaimana mengajak peserta untuk ikut aktif (berpartisipasi) dalam diskusi,
bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana
menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, apakah dilakukan melalui
tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral).
Pada dasarnya ada dua bentuk
komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia bisnis maupun nonbisnis
yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tersebut
dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
1. Komunikasi Verbal (Verbal Communications)
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi
yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan
(written) maupun lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-hari seperti Anda
mengirim surat atau telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar Anda, Anda
berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi dengan tangga
sebelah, Anda membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan makalah dalam
suatu acara seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal, Anda
mendengarkan radio, menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan sejenisnya
merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.
Dalam dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal antara
lain penyampaian pesan melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat
pimpinan, briefing kepada karyawan, wawancara kerja, dan presentasi.
Penyampaian pesan lewat tulisan maupun lisan tentu memiliki suatu harapan bahwa
seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang akan dikatakan.
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling
mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori
antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan
gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language) sebagai alat untuk
berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku
yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:
Pendek kata, dalam komunikasi
nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai perasaan
orang baik rasa senang, benci, cinta, rindu
dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula, komunikasi nonverbal berbeda
dengan komunikasi verbal didalam cara yang cukup mendasar.
Ada beberapa jenis komunikasi
nonverbal lainnya seperti arti suatu warna dan gerak-isyarat tertentu, yang
akan bervariasi dari suatu waktu ke waktu. Warna gelap seperti hitam mempunyai
makna kedukaan atau kesusahan. Coba Anda perhatikan pada saat terjadinya
musibah kematian seseorang (layatan),
maka kebanyakan dari mereka mengenakan pakaian warna gelap (hitam).
Lain halnya dengan warna-warna cerah yang banyak dikenakan pada saat-saat
berlangsungnya suatu pesta. Itulah sebabnya maka warna juga
termasuk kedalam salah satu bentuk komunikasi nonverbal.
Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal
dalam hal penyampaian suatu pesan yaitu secara spontan. Pada umumnya, sebelum
menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang
ingin dikatakan. Misalnya, ketika seseorang mengatakan "Tolong, bukakan
pintu itu," maka pada saat itu seseorang
dengan sadar telah mempunyai tujuan atau maksud tertentu. Tetapi, ketika
seseorang berkomunikasi secara nonverbal, ia seringkali melakukan sesuatu
secara tidak sadar.
Tujuan
Komunikasi Nonverbal
Meskipun komunikasi nonverbal dapat
berdiri sendiri, namun ia seringkali berkaitan erat dengan ucapan (lisan).
Dalam artian bahwa sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan
nonverbal dalam suatu situasi tertentu. Kata-kata yang disampaikan dalam suatu
percakapan membawa sebagian dari suatu pesan. Sedangkan bagian yang lain adalah
sinyal-sinyal nonverbal. Apabila Anda mengamati acara "Dunia Dalam
Berita" di TVRI, Anda akan dapat memperhatikan kombinasi komunikasi baik
itu verbal maupun nonverbal.
Proses Komunikasi
Sesuatu yang Anda nikmati saat ini
seperti buku yang sedang Anda baca ini, compact disc yang anda dengarkan,
acara-acara televisi yang Anda tonton, internet yang Anda nikmati, personal
computer yang Anda miliki, dan sejenisnya tidaklah datang begitu saja, tetapi
melalui suatu proses yang cukup lama. Begitu halnya dengan komunikasi, ia perlu
proses juga.
Apabila Anda perhatikan, seseorang
yang sedang berbicara, menulis, mendengarkan, atau membaca, maka kegiatan
komunikasi yang mereka lakukan adalah lebih dari satu tindakan.
Sebagai suatu proses, komunikasi
mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan,
hal-hal yang berlawanan (kontradiktif),
yang sama (selaras, serasi), menulis, mendengarkan, dan pertukaran.
Pengertian Komunikasi Bisnis Lintas Budaya
Pengertian
lintas budaya dalam hal ini bukanlah semata-mata budaya asing (internasional),
tetapi juga budaya yang tumbuh dan berkembang di berbagai daerah dalam wilayah
suatu negara. Apabila pelaku bisnis akan melakukan
ekspansi bisnisnya ke daerah lain atau negara lain, pemahaman budaya di suatu
daerah atau negara tersebut menjadi sangat penting artinya, termasuk bagaimana
memahami produk-produk musiman di suatu negara, agar tidak terjadi kesalahan fatal
yang dapat mengakibatkan kegagalan bisnis.
Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya
Sudah saatnya para pengambil keputusan,
khususnya manajemen puncak, mengantisipasi era perdagangan bebas dan
globalisasi sejak dini. Era yang ditandai dengan semakin meluasnya berbagai
produk dan jasa termasuk teknologi komunikasi ini, menyebabkan pertukaran
informasi dari suatu negara ke negara lain semakin leluasa, sehingga seolah
dunia tidak terikat dengan sekat-sekat yang membatasi wilayah suatu negara.
Dalam menyikapi era perdagangan
bebas dan globalisasi, perusahaan-perusahaan besar mencoba melakukan bisnis
secara global. Pada umumnya, perusahaan-perusahaan besar yang beroperasi di
tanah air baik di bidang manufaktur, eksplorasi, maupun jasa, menggunakan
beberapa konsultan asing untuk membantu mengembangkan perusahaan mereka,
begitupun sebaliknya.
Dengan melihat perkembangan
atau tren yang ada saat ini, komunikasi bisnis lintas budaya menjadi sangat
penting artinya bagi terjalinnya harmonisasi bisnis di antara mereka.
Bagaimanapun diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua orang atau lebih
dalam melakukan komunikasi lintas budaya, baik melalui tulisan maupun tulisan.
Dengan semakin terbukanya peluang perusahaan multinasional masuk ke wilayah
suatu negara dan didorong dengan semakin pesatnya perkembangan teknologi
komunikasi dan informasi, maka pada saat itulah kebutuhan akan komunikasi
bisnis lintas budaya menjadi semakin penting artinya.
C. Memahami Budaya dan Perbedaannya
Budaya menggambarkan proses komunikasi dalam model yang
diciptakannya. Menurutnya, komunikasi akan tercapai jika kita memperhatikan
faktor-faktor SMCR (Sources, Message, Channel, and Receiver). Antara sources
dengan receiver yang diperhatikan adalah kemampuan berkomunikasi,
sikap, pengetahuan sistem sosial, dan kebudaayaan. Namun, dalam hal ini,
komunikasi antarbudaya yang dijelaskan melalui teori etnosentrisme ini berbasis
pada konteks komunikasi kelompok (etnik). Menurut Lehman,
Himstreet dan Baty dalam Purwanto (2006), budaya diartikan sebagai sekumpulan
pengalaman hidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri. Pengalaman hidup
masyarakat tentu saja sangatlah banyak dan variatif, termasuk di dalamnya
bagaimana perilaku dan keyakinan atau kepercayaan masyarakat itu sendiri.
Maka dapat diperoleh kesimpulan mengenai kebudayaan yaitu
sistem pengetahuan yang meliputi sistem ide gagasan yang terdapat di dalam
pikiran manusia, sehingga dalam kehidupan sehari-hari kebudayaan itu bersifat
abstrak. Sedangkan perwujudan kebudayaan adalah benda-benda yang diciptakan
oleh manusia sebagai makhluk yang berbudaya, berupa perilaku dan benda-benda
yang bersifat nyata, misalnya pola-pola perilaku, bahasa, peralatan hidup,
organisasi social, religi seni dan lain-lain, yang kesemuanya ditujukan untuk
membantu manusia dalam melangsungkan kehidupan bermasyarakat.
Menurut Lehman, Himstreet dan
Baty dalam Joko Purwanto (2006) setiap elemen terbangun oleh beberapa komponen
utamanya, yaitu: nilai-nilai (baik atau buruk, diterima atau ditolak),
norma-norma (tertulis dan tidak tertulis), simbol-simbol (warna logo suatu
perusahaan), bahasa, dan pengetahuan.
Menurut Mitchell, komponen budaya mencakup anatara lain:
bahasa, kepercayaan/keyakinan, sopan santun, adat istiadat, seni, pendidikan,
humor, dan organisasi sosial.
Budaya memiliki beberapa
elemen, yaitu budaya material, lembaga sosial, sistem kepercayaan, estetika,
dan bahasa.
Budaya material (material culture) dibedakan ke dalam dua
bagian, yaitu teknologi dan ekonomi. Teknologi mencakup teknik atau cara yang
digunakan untuk mengubah atau membentuk material menjadi suatu produk yang
dapat berguna bagi masyarakat pada umumnya. Pendududk di negara maju dan
mempunyai tingkat teknologi tinggi akan lebih mudah mengadopsi teknologi baru
dibandingkan penduduk di negara dengan tingkat teknologi rendah.
Ekonomi dalam hal ini dimaksudkan sebagai suatu cara
orang menggunakan segala kemampuannya untuk menghasilkan sesuatu yang
bermanfaat bagi dirinya maupun orang lain. Termasuk di dalamnya adalah segala
bentuk kegiatan yang menghasilkan barang dan jasa, distribusi, konsumsi, cara
pertukaran, dan penghasilan yang diperoleh dari kegiatan kreasi.
PENERAPAN
TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI DALAM PENDIDIKAN
Teknoogi pembelajaran terus mengalami perkembangan seiring
perkembangan zaman. Dalam pelaksanaan pembelajaran sehari-hari sering dijumpai
kombinasi teknologi audio/data, video/data, dan internet. Interner merupakan
alat komunikasi dimana memungkinkan terjadinya interaksi antara dua orang atau
lebih. Kemampuan dan karakteristik internet memungkinkan terjadinya proses
belajar mengajar sehingga menjadi lebih efektif dan efisien sehingga dapat
diperoleh hasil yang lebih baik.
KOMUNIKASI BISNIS LINTAS BUDAYA
Semakin semaraknya komunikasi bisnis lintas budaya tidak lepas
dari semakin
pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga kesempatan masuknya berbagaikegiatan
bisnis dari satu negara ke negara lain semakin terbuka.
Pengertian Komunikasi
Bisnis Lintas Budaya
Komunikasi bisnis lintas budaya adalah komunikasi yang
digunakan dalam dunia bisnis baikkomunikasi verbal maupun nonverbal dengan memperhatikan
faktor-faktor budaya di suatudaerah, wilayah, atau negara.
Pentingnya Komunikasi
Bisnis Lintas Budaya
Dalam menyikapi era perdagangan bebas dan globalisasi,
perusahaan-perusahaan besarmencoba melakukan bisnis secara global. Pada umumnya,
perusahaan-perusahaan besar yang beroperasi di Indonesia di bidang
manufaktur, ekplorasi, maupun jasa menggunakan beberapakonsultan asing untuk
membantu mengembangkan perusahaan mereka.Dengan melihat perkembangan atau tren
yang ada saat ini, komunikasi bisnis lintas budayamenjadi sangat penting
artinya bagi terjalinnya harmonisasi bisnis di antara mereka.Bagaimanapun
diperlukan suatu pemahaman bersama antara dua orang atau lebih dalammelakukan
komunikasi lintas budaya, baik melalu tulisan maupun lisan.Semakin banyaknya
pola kerja sama maupun kesepakatan ekonomi di berbagai kawasandunia saat ini
akan menjadikan komunikasi bisnis lintas budaya semakin penting.
Memahami Budaya dan
Perbedaannya
Definisi Budaya
Menurut Lehman, Himstreet dan Baty budaya diartikan sebagai
sekumpulan pengalamanhidup yang ada dalam masyarakat mereka sendiri.Menurut
Hofstede, budaya diartikan sebagai pemograman kolektif atas pikiran
yangmembedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori
lainnya.Menurut Murphy dan Hildebrandt, budaya diartikan sebagai tipikal
karakteristik perilakudalam suatu kelompok. Pengertian tersebut juga
mengindikasikan bahwa komunikasi verbaldan nonverbal dalam suatu kelompok juga
merupakan tipikal dari kelompok tersebut dancenderung unik atau berbeda
dengan yang lainnya
Ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam definisi di
atas, antara lain
bahwa budaya mencakup sekumpulan pangalaman hidup, pemrograman kolektif, system sharing,dan
tipikal karakteristik perilaku setiap individu yang ada dalam suatu masyarakat,
termasukdidalamnya tentang bagaimana sistem dinilai, norma, simbol-simbol, dan
kepercayaan ataukeyakinan mereka masing-masing
Komponen Budaya
Budaya mencakup berbagai aspek kehidupan manusia, terutama yang
berkaitan dengandimensi hubungan antarmanusia, meskipun bentuk dari setiap
komponen budaya dapat berbeda-beda dari suatu tempat ke tempat yang
lain.Menurut Lehman, Himstreet dan Baty, setiap elemen terbangun oleh beberapa
komponenutamanya, yaitu nilai-nilai, norma-norma, simbol-simbol, bahasa, dan
pengetahuan.Menurut Mitchell, komponen budaya mencakup antara lain: bahasa,
kepercayaan, sopansantun, ada istiadat, seni, pendidikan, humor, dan organisasi
sosial.Menurut Cateora, budaya memiliki beberapa elemen, yaitu budaya material,
lembaga sosial,sistem kepercayaan, estetika, dan bahasa.
Tingkatan Budaya
Menurut Murphy dan Hildebrandt, dalam dunia praktis ada 3
tingkatan budaya.1.
FormalBudaya pada tingkatan formal merupakan sebuah tradisi atau
kebiasaan yangdilakukan oleh suatu masyarakat yang turun menurun dari suatu
generasi ke generasi berikutnya dan hal itu bersifat formal/resmi.2.
InformalPada tingkatan ini budaya lebih banyak diteruskan oleh
suatu masyarakat darigenerasi ke generasi berikutnya melalui apa yang di
dengar, dilihat, dipakai, dandilakukan tanpa diketahui alasannya mengapa hal
itu harus dilakukan.3.
TeknisPada tingkatan ini, buku-buku dan aturan-aturan merupakan
hal yang terpenting.Terdapat suatu penjelasan yang logis mengapa sesuatu harus
dilakukan dan yang laintidak boleh dilakukan.
Mengenal Perbedaan Budaya
Perbedaan budaya dapat dilihat dari nilai sosial, peran dan
status, kebiasaan pengambilankeputusan, sikap terhadap waktu, penggunaan
ruang/jarak, konteks budaya, bahasa tubuh,hukum, perilaku etis, dan perbedaan
budaya perusahaan
a. Nilai-nilai
sosial, Di daerah
pedesaan masih terdapat nilai-nilai kebersamaan yang tinggi meski dalamhal
ekonomi mereka tertinggal, namun di perkotaan nilai gotong royong sudah
mulaimemudar seiring dengan tingginya sikap individualistis.
b. Peran
dan status, Budaya menuntun peran yang akan dimainkan seseorang, termasuk
siapa berkomunikasi dengan siapa, apa yang mereka komunikasikan, dan dengan cara bagaimana
mereka berkomunikasi.
c. Pengambilan
Keputusan, Dinegara-negara
maju seperti Amerika Serikat dan Kanada, biasanya pengambilankeputusan
dilakukan dengan cepat, lain halnya di negara amerika latin dan
jepang, pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajer puncak
umumnya dilakukandengan lambat dan bertele-tele.
d. Konsep
waktu, Sebagian
besar eksekutif dan penduduk negara maju menyadari bahwa waktusangatlah
berharga. Lain halnya dengan para eksekutif dari Amerika Latin dan Asiayang
umum nya melihat waktu lebih fleksibel..
e. Konsep
jarak Komunikasi, Sebagaimana masalah waktu, menjaga jarak komunikasi juga berbeda
untuk budayayang berbeda.
f. Konteks
Budaya, Cara
orang menyampaikan pesannya kepada orang lain sangat ditentukan oleh konteks budaya. Di dalam konteks budaya tinggi seperti Korea atau Taiwan, orang kurangtergantung
pada bahasa verbal, kebanyakan dari mereka tergantung pada bahasanonverbal,
lain halnya dengan Amerika Serikat dan Jerman, mereka sangat
tergantung pada komunikasi verbal dan cenderung langsung pada persoalan atau disampaikansecara
lebih eksplisit tanpa basa basi.
g. Bahasa
Tubuh, Perbedaan
bahasa tubuh sering kali menjadi sumber kesalahpahaman berkomunikasilintas
budaya.
h. Perilaku
sosial, Apa yang
dianggap sopan di suatu negara bisa jadi dianggap kurang sopan di negaralain.
i.
Perilaku etis, Perilaku yang etis dan
tidak etis antar negara pun bisa berbeda.
j.
Perbedaan Budaya, Budaya organisasi adalah
cara perusahaan dalam melaksanakan sesuatu. Dengan katalain, budaya organisasi
mempengaruhi cara orang bereaksi dengan orang lain
Komunikasi dengan Orang
Berbudaya Asing
Belajar Tentang Budaya
Ketika merencanakan untuk melakukan bisnis dengan orang yang
memiliki budaya berbeda,seseorang akan dapat berkomunikasi lebih efektif bila
sudah mempelajari budayanya.Disamping itu, ketika tinggal di negara lain
alangkah baiknya orang tersebut juga sedikit banyak mengenal bahasa dan
budaya maupun adat istiadat yang berlaku di negara tersebut
Mengembangkan Keterampilan Komunikasi
Lintas Budaya
Mempelajari apa yang dapat dilakukan oleh seseorang tentang budaya
tertentu merupakansuatu cara yang baik untuk menemukan bagaimana mengirim dan
menerima pesan-pesanlintas budaya secara efektif. Namun ada dua hal penting
yang perlu diingat, yaitu
pertama, jangan terlalu yakin bahwa seseorang akan dapat memahami budaya orang lain secara utuhatau
sempurna. Kedua, jangan mudah terbawa kepada pola generalisasi terhadap
perilakuseseorang dari budaya yang berbeda.
Negosiasi Lintas Budaya
Orang yang berasal dari budaya yang berbeda sering kali mempunyai
pendekatan negosiasiyang berbeda pula. Tingkat toleransi untuk suatu
ketidaksetujuan pun bervariasi. Negosiatordari budaya yang berbeda mungkin
menggunakan teknik pemecahan masalah dan metode pengambilan keputusan
yang berbeda.
PERENCANAAN –
PERENCANAAN PESAN BISNIS
Merupakan
suatu langkah strategis bagai pencapaian tujuan suatu organisasi secara
menyeluruh, dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi.
Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi.
Dalam
melakukan perencanaan, maksud atau tujuan penyampaian pesan-pesaan bisnis harus
ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Dengan tahap-tahap
sebagai berikut:
1.
Pemahaman
Proses Komposisi (Composition Process)
a. Perencanaan (planning phase)
i.
Mendefinisikan tujuan
ii.
Menganalisi audiens
iii.
Memlih saluran dan media komunikasi
yang akan digunakan.
b.
Pengorganisasian
Sekuruh maOrganisasi dan
komposisi erat dengan penyusunan atau pengaturan kata, kalimat, paragraph. Oleh
karena itu perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan
paragraph yang sederhana agar mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh
si penerima pesan.
c.
Revisi
Seluruh maksud pesan ditelaah
kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya,
struktur kalimat, dan tingkat pemahamannya.
2.
Penentuan
Tujuan
Sebelum memutuskan untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain. Ada beberapa hal penting
yang perlu ditentukan, yaitu:
Mengapa Tujuan
Harus Jelas
Penentuan
tujuan yang jelas bagi organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan yangmencakup antara lain:
a. Keputusan
untuk meneruskan pesan
b. Keputusan
untuk menanggapai audiens
c. Keputusan
untuk memusatkan isi pesan
d. Keputusan
untuk menetapkan media yang akan digunakan
Tujuan
Komunikasi Bisnis
a.
Memberi Informasi (Informing)
Memberikan informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
b.
Melakukan Persuasi Persuading)
Memastikan pesan yang
disampaikan dpat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan
terutama dala yang berkaitan dalam hal negosiasi.
c.
Melakukan kolaborasi (Collaborating)
Melakukan kerjasama bisnis
antara seseorang dengan oranglain.
Tujuan harus dinyatakan setepat
mungkin. Dibawah ini beberapa contoh dalam menyatakan tujuan umum dan khusus:
|
Tujuan
Umum
|
Tujuan Khusus
|
|
Memberi Informasi
|
Menyajikan penjualan bulan
lalu ke manager pemasaran
|
|
Persuasi/membujuk
|
Meyakinkan manager pemasaran
untuk mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan
|
|
Kolaborasi
|
Membantu departemen personalia
mengembangkan program pelatihan bagi beberapa anggota baru
|
Cara Menguji Tujuan
a.
Apakah
tujuan tersebut realistis?
Ide-ide yang hendak disampaikan
dpat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial,
manajerial, sumber daya, dan teknik operasional.
b.
Apakah
waktunya tepat?
Contoh : Dalam krisis moneter,
gagasan untuk melakukan ekspansi kemungkinan besar tidak akan diterima.
Penyampaian ini tidak tepat karena pada saat itu penjualan sedang menurun
sampai 50% dibandingkan dengan tahun sebelumnya.
c.
Apakah
orang yang menyampaikan pesan sudah tepat?
Pesan atau ide yang disampaikan
oleh seseorang dengan kedudukan yang lebih tinggi cenderung lebih mudah
diterima dibandingkan dengan seseorang dengan
yang kedudukannya rendah. Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang
menyampaikan pesan berpegaruh terhadap efektifitas penyampaian pesan.
d.
Apakah
tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan
hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Analisis Audiens
Cara Mengembangkan Profil
Audiens
Komunikator
perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka dengan cara:
a. Menentukan
Ukuran dan Komposisi Audiens
b. Siapa
Audiensnya
c. Reaksi
Audiensnya
d. Tingkat
Pemahaman Audiens
e. Hubungan
Komunikator dengan Audiens
Cara
Memuaskan Audiens akan Kebutuhan Informasi
Ada lima tahap yang diperlukanuntuk memenuhi
kebutuhan audiens, yaitu:
a. Temukan
atau cari apa yang diiginkan oleh audiens
b. Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapan
c. Berikan
semua informasi yang diperlukan
d. Pastikan
bahwa informasinya akurat
e. Tentukan
ide-ide yang pling menrik bagi audiens
Cara
Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Pendekatan yang dapat dilakukan adalah memberikan
argumentasi yang bersifat rasional.
4.
Penentuan
Ide Pokok
Setiap
pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok. Hal-hal
lain selain ide pokok adalah ide-ide pendukung.
Topik
adalah subyek pesan yang lebih luas,
sedangkan ide pokokadalah pernyataan tentang suatu topic yang menjelaskan isi
dan tujuan dari topik agar diterima oleh audiens.
Berikut
adalah hal-hal yang perlu diindentifikasi dalam menentkan ide pokok:
a. Teknik Curah Pendapat (Brainstorming)
Memberikan
keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan dan menguji berbagai
alternative dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, an fakta yang ada.
Berikut
beberapa teknik brainstorming yang
dapat digunakan:
-
Storyteller’s Tour
Teknik
yang memfokuskan pada alas an berkomunikasi, butir utama nada, rasionalitas,
dan implikasi bai si penerima.
-
Random List
Dengan
menulis segala sesuatu yang ada di pikiran lalu mempelajari antar ide apakah
ada hubungannya atau tidak.
-
CFR (Conclusions, Findings,
Recommendations) Worksheet
Jika
mencakup pemecahanmasalah gunakan selembar worksheet atau lembar kerja. Yang
akan menjelaskan temuan(finding), kesimpulan (conclusion), dan rekomendasi
(recommendation yang diberikan.
-
Journalistic Approach
Jawaban
terhadap 5W + 1H, akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
-
Question and Answer Chain
Dengan
mellihat sisi perspektif audiens, dengan menanyakan pada diri senidri.
b. Pembatasan Cakupan
Ide-ide
pokok dari pesan-pesan sebaiknya disesuaikan dengn waktu yang tersedia sehingga
point-point yang penting tidak sampai terabaikan. Dan yang lebih penting
ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh
audiens.
5.
Seleksi
Saluran dan Media
Saluran
komunikasi ada dua macam yaitu:
a. Komunikasi Lisan
b. Komunikasi Tertulis
|
SALURAN
KOMUNIKASI
|
|
|
Komunikasi
Lisan
|
Komunikasi
Tertulis
|
|
Menginginkan
umpan balik dengan segera
|
Tidak
memerlukan umpan balik segera
|
|
Pesan
relative sederhana dan mudah diterima
|
Pesan
sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
|
|
Tidak
memerlukan catatan permanen
|
Memerlukan
catatan permanen
|
|
Dapat
mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis
|
Ingin
mencapai audiens yang luas
|
|
Anda
menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah
|
Ingin
meminimalkan distorsi penyampaian pesan
|
|
MEDIA
KOMUNIKASI
|
|
|
Komunikasi
Lisan
|
Komunikasi
Tertulis
|
|
Percakapan
secara langsung, pidato, pertemuan-pertemuan
|
Surat,
memo, laporan, proposal
|
|
Telepon,
voice mail
|
Email
|
|
VoIP
(Voice Over Internet Protocols)
|
Surat
Reguler dan surat khusus
|
|
Audiotape
dan videotape
|
Faksimile
|
|
Telekoferensi
dan konferensi video
|
|
KORESPONDENSI
BISNIS
Korespondensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia
bisnis, baik dalam bentuk surat, memo, agenda, proposal, maupun laporan bisnis.
Salah satu tujuan adalah memperoleh keuntungan atau profit.
Berikut akan dijelaskan mengenai berbagai hal yang
berkaitan dengan korespondensi bisnis.
A.
Surat
dan Surat Bisnis Surat
Surat
merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan suatu pihak kepada pihak
lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedaakan dengan
surat bisnis adalah tujuan penulisannya. Surat bisnis berorientasi pada
kegiatan bisnis maupun gaya bahsa yang digunakan.
B.
Fungsi
Surat Bisnis
a. Sebagai
wakil bagi pengirim surat
b. Alat
untuk menyampikan pemberitahuan, permintaan, buah pikiran gagasan yang berkaitan
dengan bisnis.
Ex:
Surat penagihan, surat pemesanan produk, surat klaim
c. Alat
bukti tertulis
Ex:
Surat kerja sama,surat bukti tanda terima, faktur
d. Alat
untuk mengingat
e. Bukti
sejarah
f. Pedoman
kerja
Ex:
Surat keputusan, surat perintah
g. Media
promosi bagi pengirim surat
Ex:
Surat penawaran produk
C.
Pengelompokan
Surat
Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya
a. Surat Bersampul
Surat
bersampul dimaksudnkan untuk menjga kerahasian isi pesan didalam surat
tersebut.
b. Kartu Pos
Bentuk
surat terbuka yang digunakan menyampaikan pesan-pesan singkat. Bentuknya
berukuran 10x15cm yang dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia.
c. Warkat Pos
Wujudnya
berupa gabungan kertas surat dan amplop, dimana kertas tersebut dilipat
sedemikian rupa sehingga membentuk amplop. Ukurannya adalah 6x12cm.
d. Telegram dan Teleks
Telegram
adalah surat tercetak yang disampaikan dari jarak jauh. Ciri berita telegram
adalah singkat. Menurut jenisnya dibedakan menjadi dua, yaitu:
-
Telegram dinas pemerintah (formulirnya
berbentuk biru muda, hijau muda atau kuning muda)
-
Telegram swasta (formulirnya berwarna
putih)
Telex (Telegrafer exchange) berarti pertukaran
berita jarak jauh, bersifat cepat, langsunng,, tertulis, lengkap, dapat
dievaluasi, disebarkan dalam jumlah banyak dan menjadi bukti konkret dalam
berkomunikasi.
e. Momorandum dan Nota
Memo
adalah surat yang digunakan pimpinan dalam menyampaikan suatu pesan-pesan
singkat berupa pemberitahuan, permintaan. Sedangkan, nota adalah pesan singkat
yang dibuat pimpinan suatu lembaga untuk untuk meminta data atau informasi.
f. Surat Tanda Bukti
Surat
yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan yang sah atas suatu
pembayaran tertentu antara satu pihak dan lainnya.
Pengelompokkan Surat Menurut Pemakainya
a. Surat
Pribadi (Bersifat personal)
b. Surat
Dinas (Instansi Pemerintah)
c. Surat
Bisnis/Niaga (Pelaku Kegiatan Usaha Bisnis)
d. Surat
Sosial (Lembaga kemasyarakatan)
Pengelompoan Surat Menurut Banyaknya
Sasaran yang Dituju
a. Surat Biasa
Surat yang bersifat umum
b. Surat Edaran
Pemberitahuan tertulis yang disampaikan oleh seseorang atau
suatu lembaga kepada lembaga lain dalam jumlah banyak. Komponen peningnya dalah
kepala surat organisasi, nomor surat edaran, perihal/hal surat edaran, tanggal
pembuatan, nama terang pimpinan yang berwenang membuat surat, dan pihak-pihak
yang berhak menerima tembusan surat tersebut.
Ex: Surat tentang hari kerja, pemberitahuan upacara
kemerdekaan.
c. Surat Pengumuman
Pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh
pegawai suatu organisasai atau masyarakat luas. Didalamnya terdapat kepala
surat organisasi, pengumuman, dan siapa penanggungjawabpengumuman tersebut.
Ex: Pengumuman lowongan kerja
Pengelompokkan Surat Menurut Sifatnya
a. Surat Biasa
Surat biasa , dapat beramplop atau tidak beramplop.
b. Surat Konfidensial (Terbatas)
Bersifat terbatas untuk kalangan tertentu, dan bukan untuk
disebarluaskan dalam suatu organisasi.
Ex: Penialaian kerja, hasil wawancara kerja.
c. Surat Rahasia
Surat yang hanya boleh dibuka oleh orang tertentu didalam
organisasi.
Pengelompokan Surat Menurut Urgensi
Penyelesaiannya
a. Surat
Biasa
b. Surat
Segera
c. Surat
Kilat
Pengelompokkan Surat Menurut Isi dan
Maksudnya
D.
Bagian
Surat dan Bentuk Surat
1.
Kepala Surat (Kop Surat)
2.
Tanggal Surat
3.
Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal
4.
Nama dan Alamat Surat
5.
Salam Pembuka
6.
Isi Surat
7.
Salam Penutup
8.
Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
9.
Tembusan
10. Inisial
E.
Bahasa
Surat
Dalam
pemilihan bahasa surat, perlu memerhatikan penggunaan bahasa tulis yang
dituangkan dalam sebuah surat, bagaimana alur pemikiran seorang secara tidak
langsung dapat dipahami. Pemilihan katapun sangat diperhatikan, hendaknya
memenuhi syarat yang baik atau bau, lazim, cermat, dan formal.
Bentuk-bentuk surat dapat
dibedakan menjadi:
- Bentuk
lurus penuh
- Bentuk
setengah lurus
- Bentuk
lurus
- Bentuk
bertakuk
- Bentuk
paragraph menggantung
- Bentuk
Amerika
- Bentuk
Inggris
F.
Format
Lipatan Surat dan Amplop
Format Lipatan Surat
Format
atau bentuk lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika
berkorespondensi dalam dunia bisnis. Berikut adalah beberapa bentuk lipatan
yang lazim digunakan didalam korespondensi bisnis:
- Lipatan
baku
- Lipatan
setengah baku
- Lipatan
akordeon
- Lipatan
setengah akordeon
- Lipatan
tunggal
- Lipatan
ganda/parallel
- Lipatan
model Prancis
- Lipatan
model Baron
Aneka
Bentuk Amplop
Pengiriman surat-surat, proposal, dan laporan bisnis
dalam amplop disamping bagian dari etikaberkorespondensi juga berfungsi sebagai
media promosi bagi suatu organisasi bisnis. Karena didalam amplop dilengkapi
dengan identitas suatu organisasi, seperti logi, nama, alamat suatu perusahaan.
Berikut adalah jenis-jenis amplop:
a. Amplop berdasarkan wujudnya
- Amplop
biasa
- Amplop
berjendela
b. Amplop berdasarkan ukurannya
- Amplop
resmi
- Amplop
kartu
- Amplop
bisnis
- Amplop
pendek
- Amplop
panjang
- Amplop
besar
·
Amplop katalog
·
Amplop mata berkait
·
Amplop kancing bertali
c. Amplop berdasarkan penggunaannya
- Amplop
katalog
- Amplop
mata berkait
- Amplop
kancing bertali
G.
Contoh-contoh
Surat Bisnis
a. Surat
Pemesanan
b. Surat
Konfirmasi
c. Surat
Pengaduan
d. Surat
Permintaan Informasi
e. Surat
Ucapan Selamat
f. Surat
Pemberitahuan
g. Surat
Penagihan
h. Surat
Peringatan
i.
Surat Perintah Kerja
j.
Surat Pengumuman
k. Surat
Undangan RUPS
l.
Surat Kuasa
m. Surat
Perjanjian
|
A.Pengertian
Rapat Bisnis Bab
Pengertian, Pada dasarnya istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing
dalam dunia bisnis maupun nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah,
atau besar. Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang
atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu pengertian Rapat
Bisnis (business
meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih
disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.
Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya
dapat diselenggarakan didalam maupun diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis
yang diselenggarakan didalam perusahaan pada umumnya membahas harian atau
mingguan, menyampaika pendistribusian barang kesuatu daerah, menyiapkan
berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan
menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).
Sedangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan
diluar perusahaan biasanya menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan
bersifat stategis serta jumlah persertanya yan cukup banyak, biasa nya rapat
bisnis diselenggarakan di hotel.
Dengan kata lain, pemilihan tempat
penyelenggaraan sebuah pertemuan (Rapat Bisnis) apakah didalam atau diluar
perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya,
jumlah pesertanya, dan ketersediaan factor financial (dana) pendukungnya.
|
|
B. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis
|
Pengertian, Pada
dasarnya istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun
nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka
selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas
sesuatu. Oleh karena itu pengertian Rapat Bisnis (business
meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu
tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan
dengan kegiatan bisnis tertentu.
Dalam dunia bisnis,
Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun diluar kantor
perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan didalam perusahaan pada umumnya
membahas harian atau mingguan, menyampaika pendistribusian barang kesuatu
daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi
berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).
Sedangkan Rapat
Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan biasanya menyangkut hal-hal yang
sifatnya khusus dan bersifat stategis serta jumlah persertanya yan cukup
banyak, biasa nya rapat bisnis diselenggarakan di hotel.
Dengan kata lain,
pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan (Rapat Bisnis) apakah didalam
atau diluar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat
kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan factor financial (dana) pendukungnya.
Apa
yang membedakan antara Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis (nonbusiness
meeting)! Salah satu factor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat
non-bisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuat pertemuan. Dalam
dunia ini rapat bisnis tentu orientasi atau tujuan nya adalah bisnis yaitu
dengan memperoleh keuntungan (laba), disamping itu rapat bisnis umumnya
bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.
Sedangkan
non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan,
peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat
non-bisnis bersifat formal dan tidak formal.
|
C. Tujuan Rapat
Bisnis
|
Menurut Locker
dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa
sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam tujuan. Antara lain:
1. Berbagi
informasi
Rapat
bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan
untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh peserta
rapat, diikuti dengan sesi Tanya jawab. Contoh: manajer pemasaran
menginformasikan kepada peserta rapat bahwa perkembangan penjualan selama satu
semester ini mengalami perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan
dengan penjualan semester lalu.
2. Penjajakan
ide/gagasan (brainstorming)
Tujuan
dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming) biasa nya
berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh
perusahaan yang akan dating, atau bisa juga sebagai pertemuan antar karyawan
untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyawan untuk kemajuan
perusahaan.
3. Evaluasi
ide/gagasan
Tujuan
evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapat
nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan dikerjkan untuk kemajuan perusahaan
pada waktu yang akan mendatang.
4. Pengambilan
keputusan
Tujuan
pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang
memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu
ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik
atau malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen
Tujuan
membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para karyawan
biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis
untuk mempelancar kemajuan perusahaan berjalan lancar.
6. Memotivasi
pekerja
Tujuan
memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos perusahaan untuk
mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan motivasi kepada karyawannya agar
mereka lebih meningkatkan kinerja kerja mereka untuk kemajuan perusahaan
tersebut.
|
A.Pengertian
Rapat Bisnis
Pengertian, Pada dasarnya istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing
dalam dunia bisnis maupun nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah,
atau besar. Rapat yang mereka selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang
atau lebih untuk membahas sesuatu. Oleh karena itu pengertian Rapat
Bisnis (business
meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih
disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.
Dalam dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya
dapat diselenggarakan didalam maupun diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis
yang diselenggarakan didalam perusahaan pada umumnya membahas harian atau
mingguan, menyampaika pendistribusian barang kesuatu daerah, menyiapkan
berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi berikutnya, dan
menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).
Sedangkan Rapat Bisnis yang diselenggarakan
diluar perusahaan biasanya menyangkut hal-hal yang sifatnya khusus dan
bersifat stategis serta jumlah persertanya yan cukup banyak, biasa nya rapat
bisnis diselenggarakan di hotel.
Dengan kata lain, pemilihan tempat
penyelenggaraan sebuah pertemuan (Rapat Bisnis) apakah didalam atau diluar
perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau tingkat kepentingannya,
jumlah pesertanya, dan ketersediaan factor financial (dana) pendukungnya.
|
|
B. Perbedaan Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis
|
Pengertian, Pada
dasarnya istilah rapat tentu bukanlah hal yang asing dalam dunia bisnis maupun
nonbisnis, baik yang bersekala kecil, menengah, atau besar. Rapat yang mereka
selenggarakan pada umumnya melibatkan dua orang atau lebih untuk membahas
sesuatu. Oleh karena itu pengertian Rapat Bisnis (business
meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu
tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan
dengan kegiatan bisnis tertentu.
Dalam
dunia bisnis, Rapat Bisnis biasa nya dapat diselenggarakan didalam maupun
diluar kantor perusahaan. Rapat bisnis yang diselenggarakan didalam perusahaan
pada umumnya membahas harian atau mingguan, menyampaika pendistribusian barang
kesuatu daerah, menyiapkan berbagai kebutuhan bahan baku untuk proses produksi
berikutnya, dan menyiapkan alat-alat tulis kantor (ATK).
Sedangkan
Rapat Bisnis yang diselenggarakan diluar perusahaan biasanya menyangkut hal-hal
yang sifatnya khusus dan bersifat stategis serta jumlah persertanya yan cukup
banyak, biasa nya rapat bisnis diselenggarakan di hotel.
Dengan
kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan (Rapat Bisnis)
apakah didalam atau diluar perusahaan dapat dilakukan berdasarkan urgensi atau
tingkat kepentingannya, jumlah pesertanya, dan ketersediaan factor financial
(dana) pendukungnya.
Apa
yang membedakan antara Rapat Bisnis dengan Rapat Non-Bisnis (nonbusiness
meeting)! Salah satu factor yang membedakan rapat bisnis dengan rapat
non-bisnis adalah tujuan atau orientasi penyelenggaraan sebuat pertemuan. Dalam
dunia ini rapat bisnis tentu orientasi atau tujuan nya adalah bisnis yaitu
dengan memperoleh keuntungan (laba), disamping itu rapat bisnis umumnya
bersifat resmi atau formal dan cenderung protokoler seremonial.
Sedangkan
non-bisnis orientasi atau tujuannya adalah untuk tujuan kemasyarakatan,
peningkatan pelayanan kesehatan, dan pendidikan. Berdasarkan sifatnya rapat
non-bisnis bersifat formal dan tidak formal.
|
C. Tujuan Rapat
Bisnis
|
Menurut Locker
dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa
sebuah rapat pada umumnya mempunyai enam
tujuan. Antara lain:
1.
Berbagi informasi
Rapat
bisnis yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan bisa saja hanya dimaksudkan
untuk menginformasikan berbagai informasi penting yang harus diketahui oleh
peserta rapat, diikuti dengan sesi Tanya jawab. Contoh: manajer pemasaran
menginformasikan kepada peserta rapat bahwa perkembangan penjualan selama satu
semester ini mengalami perkembangan yang cukup menggembirakan bila dibandingkan
dengan penjualan semester lalu.
2.
Penjajakan ide/gagasan (brainstorming)
Tujuan
dari rapat bisnis tentang penjajakan ide/gagasan (brainstorming) biasa nya
berjalan dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan dikerjakan oleh
perusahaan yang akan dating, atau bisa juga sebagai pertemuan antar karyawan
untuk mengeluarkan ide-ide dari masing-masing karyawan untuk kemajuan
perusahaan.
3.
Evaluasi ide/gagasan
Tujuan
evaluasi ide/gagasan biasanya para karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapat
nya tentang ide/gagasan yang baru yang akan dikerjkan untuk kemajuan perusahaan
pada waktu yang akan mendatang.
4.
Pengambilan keputusan
Tujuan
pengambilan keputusan seperti ini biasa nya hanya para kepala atasan yang
memegang perusahaan tersebut yang menjalankan rapat untuk membahas suatu
ide/gagasan yang baru apakah ide/gagasan tersebut dapat dijalankan dengan baik
atau malah merugikan perusahaan.
5. Membuat dokumen
Tujuan
membuat dokumen sebelum ide-ide atau gagasan dijalankan oleh para karyawan
biasanya mereka harus membuat suatu dokumen yang dibahas didalam rapat bisnis
untuk mempelancar kemajuan perusahaan berjalan lancar.
6. Memotivasi
pekerja
Tujuan
memotivasi para pekerja biasanya diselenggarakan oleh bos perusahaan untuk
mengumpulkan para karyawannya untuk memberikan motivasi kepada karyawannya agar
mereka lebih meningkatkan kinerja kerja mereka untuk kemajuan perusahaan
tersebut.
|
C. Jenis-Jenis Rapat.
|
Oliver Serrat
dalam Conductin Effective Meetings mengelompokan rapat ke
dalam lima jenis, antara lain:
Briefing
sering disebut juga sebagai rapat pengarahan (direct atau instruct meeting).
Dalam briefing pimpinan rapat cenderung hanya menyampaikan informasi atau
memberikan arahan, perintah kepada karyawan dalam suatu perusahaan untuk
melakukan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu. Disamping itu briefing juga
dimaksudkan untuk mengingatkan kembali para karyawan tentang peran, tugas, dan
tanggung jawab mereka dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan kedepan.
Dalam
praktiknya, pelaksanaan briefing disuatu perusahaan dapat bervariasi. Ada
perusahaan yang melakukan briefing terjadwal secara rutin dan
periodic (misalnya, setiap hari senin jam 08:00 hingga jam 09:00 atau
setiap hari mulai jam 08:00 hingga jam 09:00). Namun, ada juga
perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan briefing yang bersifat incidental.
(perusahaan menyelenggarakan kegiatan briefing sesuai dengan kebutuhan dan
waktunya tidak teratur, mungkin seminggu sekali, dua kali atau bahkan dalam
satu minggu tidak ada kegiatan briefing. Atau bisa diartikan briefing yang
dilakukan secara incidental tersebut waktu nya tidak dapat dipastikan atau
tidak menentu.
2.
Rapat konsultasi (advisory meeting)
Rapat
konsultasi ini disebut juga sebagai suatu rapat berbagai informasi (sharing
information) kepada pihak lain. Dalam rapat tersebut dimaksudkan terjadi suatu
proses untuk saling member dan menerima ide, gagasan, pandangan, keluhan atau
masukan dari pihak lain.
3.
Rapat komite (commite meeting)
Rapat
komite merupakan suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang memiliki latar
belakang profesi atau pekerjaan yang berbeda-beda untuik memutuskan suatu
masalah tertentu berdasarkan keputusan suara terbanyak (voting). Kelompok yang
ada dalam rapat ini memiliki otoritas, kompromi, dan resolusi. Oleh karena itu
peserta rapat komite terdiri dari sekelompok orang dengan berbagai profesi,
tidak mengherankan apabila dalam proses pengambilan keputusan terjadi diskusi
atau perdebatan yang berkepanjangan (debat kusir) dan tanpa hasil. Namun yang
terp[enting dalam rapat komite adalah setelah ada kesepakatan melalui suara
terbanyak, siapapun yang terlibat didalamnya harus sepakat menerima keputusan
bersama tersebut.
4.
Rapat dewan (council meeting)
Rapat
dewan merupakan pertemuan yang terdiri atas sekelompok orang dengan latar
belakang minat yang berbeda-beda untuk memutuskan masalah tertentu dengan cara
mencari consensus bersama diantara mereka. Mengingat bahwa diantara peserta
yang ada dalam rapat tersebut tentu memiliki ide, cara dan pandangan yang
mungkin berbeda dengan peserta yang lain, dengan kata lain ada jalan panjang
dan berliku menuju sebuah keputusan consensus bersama.
5. Negosiasi
(negotiation)
Dalam
dunia bisnis yang selalu dinamis, tentu permasalahan negosiasi tak dapat
dihindari. Negosiasi bukanlah monopoli perusahaan yang bersekala menenah dan
besar. Bahkan pada perusahaan bersekala kecil dan menengah pun terjadi proses
negosiasi dalam dunia bisnis mereka. Pada dasar nya dalam proses negosiasi
terdapat sekelompok orang yang memiliki kepentingan, maksud dan tujuan yang
berbeda-beda. Melalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat
diperoleh suatu titik temu atau kesepakatan dengan cara-cara yang saling
menguntungkan semua pihak.
|
Penulisan laporan singkat |
|
A. Karakteristik Laporan Singkat
|
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang
relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu
sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua
halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi
dengan preliminary parts (seperti lembar halaman judul,
surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri
atas satu atau dua halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih
menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil
temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Selain itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam
suatu laporan formal, antara lain :
a. Gaya
penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
b. Grafik untuk
lebih menekankan penulisan.
c. Judul
dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
d. Format memo
atau surat.
|
B.Membuat
Laporan Bisnis yang Baik
|
Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu
organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern
maupun ekstern organisasi. Beberapa laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang
bersifat permanen (tetap); sementara yang lainnya diperlukan untuk memecahkan
masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan
mengalir dari pimpinan ke bawahan sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai
keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Tetapi,
adakalanya suatu laporan mengalir dari bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk
memantau kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau
departemen-departemen yang ada dalam suatu organisasi
Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin.
Katakan kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan
tidak kurang, dan sajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau
keinginan mereka.
|
Ada
tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis :
|
1. Akurat
Hal pertama yang harus diperhatikan oleh
seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran.
Informasi yang tidak mengandung kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap,
akan berakibat pada kemunduran, kemerosotan, atau bahkan semakin memudarnya
reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat pada umumnya.
Beberapa hal berikut ini akan dapat membantu
mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a.
Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan
semua fakta yang relevan.
c.
Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berilah
bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat.
e. Sajikan
hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.
f. Jaga
bias pribadi dalam suatu laporan
2. Keputusan yang Baik
Laporan bisnis dibuat tidak hanya untuk
kepentingan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Karena
laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang dibaca oleh masyarakat luas, sudah
sepantasnya untuk tetap menjaga etika bisnis.
Di lain pihak, pembaca akan merasa senang
membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya
ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat
fakta-fakta yang tersedia.
c.
Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan
bahasa yang mudah dimengerti.
e.
Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka
menjadi lebih mudah.
3. Format, Gaya, dan
Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, kita harus memutuskan akan
menggunakan format surat yang seperti apa serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam
hal ini, ajukan pertanyaan berikut pada diri sendiri :
a. Siapa
yang Berinisiatif Membuat Laporan?
b. Apa Subjek
yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?
c. Kapan
suatu Laporan Dibuat?
d. Ke mana
Laporan akan Dikirim?
e. Mengapa
suatu Laporan Dibuat?
f.
Bagaimana Sikap Pembaca?
C. Perencanaan Laporan Singkat
Dalam merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing
elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu
laporan.
Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh
penulis, antara lain :
a. Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan
untuk mengisi laporan yang kosong. Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar
lima atau kurang dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin.
Contohnya adalah laporan otoritas.
b. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan
yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar
organisasi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat, dan dilengkapi dengan
judul, catatan kaki,TABLE
, dan gambar.
c. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat
yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi. Memo mencakup
beberapa hal berkut : tanggal, kepada, dari, dan subjek.
d. Manuskrip
Laporan ini terdirk atas beberapa halaman
sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal. Karena panjangnya,
format manuskrip memerlukan lebih banyak komponen baik sebelum teks (prefatory
parts) maupun setelah teks (supplementary parts).
|
D.
Penentuan Struktur Dasar
|
Selain memutuskan format dan panjang suatu laporan, hal penting lainnya yang
harus diperhatikan ialah penentuan struktur dasar. Ada tiga masalah yang
biasanya muncul dalam menentukan struktur dasar, yaitu :
a.
Informasi apa yang seharusnya dimasukkan? Apakah semua data akan dimasukkan
atau akan mengeliminasi beberapa data?
b. Pendekatan
psikologis apa yang sesuai dengan pembaca tertentu? Apakah menggunakan direct order atau indirect order?
|
E.Pengorganisasian
Laporan Singkat
|
c. Metode apa yang akan
digunakan agar materinya jelas dan meyakinkan? Apakah akan menggunakan
pengorganisasian suatu topik atas dasar tingkat pentingnya, urutan, kronologis,
lokasi, atau kategori? Atau apakah akan mengorganisasi ide menurut suatu
argument yang logis?
1.
Pengorganisasian Memo dan Laporan Informasional
Laporan informasional memiliki satu tujuan
dasar, yaitu menjelaskan sesuatu dengan istilah yang tegas. Dalam menulis
laporan informasional, kita tidak perlu terlalu khawatir terhadap reaksi
pembaca. Pembaca akan menanggapi materi secara tidak emosional sehingga kita
dapat menyampaikan laporan secara langsung. Yang seharusnya kita perhatikan
adalah pemahaman atau pengertian pembaca. Informasi harus disajikan secara
logis dan akurat sehingga pembaca akan mengerti dengan tepat apa yang dimaksud
dan dapat menggunakan informasi dalam cara yang praktis.
Laporan informasional terdiri atas suatu
laporan periodik (berkala) dan laporan aktivitas personal dalam suatu
konferensi.
a. Laporan
Periodik (Berkala)
Laporan periodik adalah suatu laporan internal
yang menjelaskan apa yang terjadi dalam suatu departemen atau divisi selama
periode tertentu. Tujuan laporan periodik ialah untuk memberikan suatu gambaran
bagaimana sesuatu berjalan sehingga manajer dapat mengikuti perkembangan dan
dapat melakukan koreksi jika perlu.
Kebanyakan laporan disusun berdasarkan urutan
berikut :
1) Peninjauan
atas Tanggung Jawab Rutin
2) Diskusi /
Pembahasan Proyek Khusus
3) Rencana
Periode yang akan Datang
4) Analisis
Masalah / Problem
b. Laporan
Aktivitas Personal (Individu)
Laporan aktivitas personal berisi suatu
deskripsi individual terhadap apa yang terjadi selama suatu konferensi,
konvensi, atau dalam perjalanan. Tujuan laporan ini untuk menginformasikan
kepada manajemen terhadap setiap informasi penting atau keputusan yang muncul.
2.
Pengorganisasian Laporan Analitikal
Berbeda dengan laporan informasional yaitu
untuk mendidik pembaca, laporan analitikal dirancang untuk melakukan persuasi
kepada pembaca agar dapat menerima suatu kesimpulan atau rekomendasi.
Contoh-contoh laporan analitikal ialah sebagai
berikut :
a. Laporan
Justifikasi
Ialah usulan intern yang digunakan untuk
melakukan persuasi kepada manajemen puncak untuk menyetujui suatu investasi
atau proyek tertentu.
b. Usulan Bisnis
Baru di Luar Klien
Usulan untuk pihak di luar klien dimaksudkan
untuk memperoleh produk, atau proyek yang diterima oleh bisnis atau pemerintah
di luar klien.
c. Laporan Troubleshooting
Laporan trobleshooting (troubleshooting
reports) adalah dokumen yang berorientasi kepada keputusan yang disusun
untuk kepentingan manajemen puncak. Jika kita ingin agar pembaca berkonsentrasi
dan mudah memahami ide-ide yang kita buat, maka kita perlu memberikan suatu
argumen yang logis dalam laporan.
Namun, tidak semua masalah dapat diatasi
dengan rencana organisasional. Beberapa laporan analitikal disusun melalui
keputusan antara yang pro dan kontra. Laporan analitikal juga dapat disusun
dengan membandingkan beberapa alternatif dari serangkaian kriteria yang
ada. Yang terpenting adalah bahwa kita memilih suatu struktur yang sesuai
dengan proses yang akan digunakan untuk memecahkan masalah. Tujuannya adalah
untuk memfokuskan perhatian pembaca atas kesimpulan dan rekomendasi secara
rasional.
|
Penulisan
Laporan Formal
|
Laporan panjang
sering disebut dengan laporan formal (formal report). Salah satu yang
membedakan dengan laporan singkat (laporan informal)bukan saja terlihat dari
banyak sedikitnya halaman, tetapi bentuk atau format laporan itu sendiri.
Secara umum, jumlah halaman laporan formal lebih banyak daripada jumlah halaman
laporan singkat. Oleh karena itu, perencanaan dalam menyusun sesuatu laporan
formal sangat penting.
|
A. MENDEFINISIKAN MASALAH
|
Dalam membuat perencanaan formal, banyak hal yang perlu dipertimbangkan, antara
lain mendefinisikan masalah, membuat kerangka (outline)untuk melakukan
analisis, menyusun rencana kerja, melakuikan penelitian (riset), dan
menganalisis data. Poin-poin penting tersebut akan dijelaskan secara lebih
rinci berikut ini.
Dalam menulis suatu laporan, baik itu laporan
informasional atau laporan analitikal, tahap pertama adalah mendefinisikan
masalah. Anda harus memutuskan informasi apa yang Anda perlukan untuk
menyelesaikan suatu laporan. Sebagai contoh, Anda akan melakukan penelitian
tentang peredaran obat-obaat terlarang. Dalam hal ini, Anda perlu menggali
berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan peredaran obat-obatan terlarang,
seperti apa yang melatarbelakangi orang kecanduan obat-obatan terlarang, di
mana memperoleh obat-obatan terlarang, bagaimana cara penyaluran obat-obatan
tersebut, dan sebagainya. Jawaban atas pertanyaan tersebut akan membantu Anda
dalam melakukan investigasi terhadap isi laporan yang Anda buat.
1. Pertanyaan yang
Tepat
Sering kali,suatu masalah yang didefinisikan untukm
Anda telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu
laporan . Bila hal ini terjadi, Anda perlu mempertanyakan apa tujuan laporan
tersebut dibuat, sebelum Anda melakukan investigasi lebih jauh. Pertanyaan-pertanyaan
berikut ini akan dapat membantu Anda dalam melakukan investigasi/penelitian.
1) Apa yang perlu ditentukan?
2) Mengapa masalah
tersebut penting?
3) Siapa yang terlibat
dalam situasi tersebut?
4) Di mana munculnya
suatu masalah?
5) Kapan masalah itu
muncul?
2. Mengembangkan
Pernyataan Tujuan
Dalam pertanyaan-pertanyaan terbuka, Anda harus mengembangkan suatu pernyataan
tertulis secara jelas terhadap tujuan suaru laporan. Selanjutnya, Anda perlu
melakukan cek ulang atas pernyataan tersebut dengan orang yange memiliki
otoritas. Dalam mengembangkan suatu pernyataan tujuan, Anda dapat menggunakan
satu di antara tiga cara berikut ini.
1) Menggunakan kalimat
infinitive.
2) Menggunakan
pertanyaan.
3) Menggunakan suatu
pernyataan deklaratif.
|
B. KERANGKA UNTUK
ANALISIS
|
Pernyataan tujuan laporan harus dibuat sejelas mungkin dan hindari memasukkan
informasi yang tidak relevan.
Setelah
Anda mendefiniskan masalah dan menentukan tujuan penelitian, Anda dapat mulai
melakukan suatu penelitian. Untuk mengorganisasikan suatu penelitian, Anda
perlu mengelompokkan masalah ke dalam serangkaian pertanyaan khusus. Proses ini
sering disebut dengan factoring.
Penelitian juga memerlukan kernagkan (outline) untuk keperluan analisis
karena memungkinkan Anda memecahkan masalah, seperi kerangka laporan
memungkinkan Anda menulis dengan cata yang sistematis. Akan tetapi, membuat
kerangkan untuk penelitian tentu akan berbeda dengan cara membuat kerangka
laporan. Kerangka penelitian berisi langkah-langkah pemecahan masalah, sedangkan
kerangka laporan berisi alternative pemecahan masalah.
1. Mengembangkan
Struktur yang Logis
Anda harus dapat mengembangkan struktur penelitian yang logis dan mudah
dipahami sesuai dengan subjek penelitiannya . Mulailah dengan melihat tujuan
penelitian Anda secara akan menyeluruh untuk menentukan apakah Anda akan
menggunakan kerangka (outline) informasional, analitikal, atau gabungan
keduananya.
Jika tujuan umum Anda adalah untuk memberikan informasi yang akan ditafsirkan
orang lain, kerangka informasional lebih sesuai diterapkan meskipun beberapa
bagian dari penelitian Anda perlu dianalisis untuk menekankan fakta-fakta yang
penting. Jika tujuan penelitian Anda adalah mengajukan suatu kesimpulan dan
rekomendasi, Anda dapat menggunakan kerangka analitikal.
a. Tugas Informasional
Suatu studi yang mengarah kepada laporan factual dengan sedikit analisis atau
penafsiran umumnya dikelompokkan atas dasar sub-subtopik. Sub-subtopik tersebut
dapat disusun dalam berbagai cara.
1) Urutan Tingkat
Kepentingan
Misalnya, saat
menelaah lima kelompok produk, Anda dapat mengorganisasi studi Anda dengan
membuat peringkat penjulan setiap kelompok produk, mulai dari kelompok yang
menghasilkan pendapatan paling besar hingga paling kecil.
2) Secara Berurutan
Jika sedang
melakukan suatu proses penelitian, Anda menyajikan informasi selangkah demi
selangkah, mulai dari langkah/tahap 1,2,3 dan seterusnya.
3) Secara kronologis
Ketika melakukan
suatu investigasi atau serangkaian peristiwa, Anda mengorganisasi
peristiwa-peristiwa tersebut menurut urutan kejadian tau peristiwa kajadiannya,
seperti peristiwa yang terjadi bulan Januari,Februari,Maret dan seterusnya.
4) Menurut Ruang
Tempatnya
Jika Anda sedang
mempelajari suatu objek secara fisik, Anda dapat mempelajarinya dari kiri ke
kanan, dari atas ke bawah, atau dari luar ke dalam, dan seterusnya.
5) Menurut Geografis
Jika lokasi
merupakan factor yang pentingndalam studi Anda, Maka gunakanlah geografis
sebagai dasar untuk menyusun sub-subtopik, seperti daerah
Jakarta,Semarang,Yogyakata,Surakarta, dan sebagainya
6) Menurut Kategori
Jika Anda diminta
untuk menelaah beberapa aspek penting dari suatu objek, perhatikan suatu
kategori seperti penjualan,laba,biaya dan investigasi.
Metode-metode tersebut biasa digunakan dalam menyusun suatunlaporan pemantauan
atau laporan pengendalian, prosedur dan kebijaksanaan, dan laporan perkembangan
sementara.
b. Tugas Analitikal
Laporan yang berisi analisis, kesimpulan, dan rekomendasi umunya dikategorikan
dengan metode pemecahan masalah (problem-solving method). Hipotesis
merupakan suatu pendekatan structural yang paling umum. Bila masalahnya adalah
untuk menemukan penyebabnya, memprediksi hasil, atau mencari pemecahan
suatu masalah, salah satu cara untuk mengatsainya adalah mengformulasikan
penjelasan hipotesis. Misalnya, masalah Anda adalah menentukan mengapa
perusahaan Anda mengalami kesulitan dalam mencari sekretaris yang terampil.
Anda akan melakukan factoring terhadap masalah tersebut
dengan melakukan spekulasi tentang alasan-alasannya; selanjutnya Anda akan
mengumpulkan berbagai informasi untuk mengonfirmasikan alas an masing-masing.
Kerangkan Anda mungkin tampak sebagai berikut.
Mengapa perusahaan mengalami kesulitan memperoleh sekretaris yang terampil?
I.
Gaji terlalu rendah
A. Apakah perusahaan membayar gaji
sekretaris terlalu rendah?
B. Apakah perusahaan lain
membayar gaji sekretaris lebih tinggi?
C. Apakah pembayaran gaji
yang tinggi mempengaruhi pemilihan pekerjaan sekretaris?
II.
Lokasi perusahaan kurang baik
A. Apakah lokasi perusahaan mudah
dijangkau dengan transportasi umum?
B. Apakah lokasi perusahaan
cukup menarik?
C. Apakah biaya hidup di
sekitar lokasi perusahaan dapat terjangkau?
D. Bagaimana dengan kriminalitas
di sekitar lokasi perusahaan?
III.
Tersedianya sekretaris yang terampil semakin menurun
A. Berapa jumlah sekretaris yang
tersedia lima tahun lalu dan sekarang?
B. Berapa permintaan
sekretaris lima tahun yang lalu dan sekarang?
Masalahnya adalah mengevaluasi bagaimana berbagai alternative yang ada dapat
memenuhi criteria Anda. Cara yang umum untuk membagi-bagi analisis Anda ke
dalam sub-sub adalah dengan memfokuskan pada criteria yang tersedia. Misalnya,
jika Anda ingin memutuskan di mana lokasi terbaik untuk membuka delaer kendaraan
bermotor, Anda dapat melakukan investigasi sebagai berikut.
I.
Biaya Konstruksi
A. Lokasi Jakarta
B. Lokasi Yogyakarta
II.
Tersedianya Tenaga Kerja
A. Lokasi Jakarta
B. Lokasi Yogyakarta
C. Lokasi Surakarta
III.
Fasilitas Transportasi
A. Lokasi Jakarta
B. Lokasi Yogyakarta
C. Lokasi Surakarta
Cara lain yang dapat digunakan adalah melakukan identifikasi
alternative pertama, kedua, ketiga, dan seterusnya, kemudian menganalisis
bagaimana masing-masing alternative tersebut dapat memenuhi criteria Anda.
2. Aturan Pembagian
Membagi sesuatu
secara fisik adalah relative udah dibandingkan membagi suatu ide yang tak
nampak secara fisik. Bagaiamana Anda dapat membagi ide-ide Anda dengan baik?
Berikut ini adalah ebebrapa aturan singkat mengenai pembagian suatu ide ke
dalam beberapa komponen.
1) Memilih
prinsip-prinsip dasar pembagian secara benar.
2) Gunakan satu
kategori/pronsip setiap kali membagi laporan ke dalam sub-subtopik.
3) Setiap pembagian
kelompok harus terpisah dan berbeda.
4) Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.
3. Menyusun Kerangka
Pembuka
Anda dapat menggunakan format kerangka untuk menyajikan ide-ide Anda. Mungkin
dalam hati Anda bertanya, jika beberapa catatan dalam sebuah kertas sudah cukup,
mengapa repot-repot harus menggunakan format kerangka? Mungkin kerangka memang
tidak diperlukan jika Anda sekedar menulis laporan singkat yang bersifat
informal seperti memo, tetapi untuk penulisan laporan panjang, kerangkan akan
sangat berguna. Kerangka pembuka(preliminary outline) memberikan
kemudahan dalam melakukan investigasi. Kerangka sangat diperlukan, jika
a. Anda merupakan
salah satu di antara beberapa orang yang melakukan suatu tugas.
b. Investigasi Anda
akan semakin luas dan akan mencakup banyak sumber dan jenis datanya.
c. Anda tahu
dari pengalaman masa lalu bahwa orang yang meminta untuk melakukan studi
(riset) akan melakukan revisi terhadap tugas selama kegiatan investigasi Anda.
Secara umum ada dua system pembuatan kerangka(outlining), yaitu system
alfanumeris dan system decimal. Kedua-duanya dapat diterima, tetapi beberapa
perusahaan lebih senang menggunakan salah satu system yang lebih disukainya.
Anda harus menulis suatu caption pada setiap level
kerangka Anda dalam gramatikal yang sama. Dengan kata lain, jika uraian I
menggunakan kata kerja, uraian II, III, dan IV juga harus menggunakan kata
kerja.
Dalam menulis
kerangka, Anda juga harus memilih antaracaption kerangka deskriptif (topical) dan
informatif (talking). Caption kerangka deskriptif
memuat subjek yang akan dibahas, sedangkancaption kerangka
informative (dalam bentuk pertanyaan dan rangkuman) memuat arti suatu masalah.
Meskipun caption kerangka informative lebih panjang dalam
penulisannya, secara umum captiontersebut lebih bermanfaat dalam
memberikan petunjuk pekerjaan Anda, terutama jika Anda menggunakan pertanyaan
Anda rencanakan untuk dijawab dalam studi Anda. Di samping itu, keuntungan
lainnya adalah memudahkan orang lain untuk melakukan telaah (review).
Jika orang lain memberi komentar tentang kerangka Anda, mereka mungkin tidak
dapat menangkap ide yang jelas bila Anda menggunakan caption kerangka
deskriptif.
|
C.MENYUSUN
RENCANA KERJA
|
Setelah
Anda mendefinidikan masalah dan memuat kerangka, selanjutnya Anda perlu
menetapkan suatu rencana kerja yang didasarkan pada kerangka pembuka
(pendahuluan). Jika Anda menyusun suatu rencana untuk kepentingan sendiri,
rencana tersebut relative informal berisi suatu daftar sederhana mengenai
langkah-langkah perencanaan, estimasi urutan dan waktu, dan sejumlah sumber
informasi yang Anda gunakan.
Jika Anda melakukan studi formal, rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu
akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah
dilakukan. Lebih lanjut, sebuah proposal (usulan) memerlukan rencana kerja
secara rinci sebagai dasar kontrak, jika usulan diterima. Suatu rencana kerja
formal umunya mencakup beberapa hal sebagai berikut.
a) Permasalahan yang
dihadapi
b) Maksud dan scopr
(ruang lingkup) atas investigasi Anda.
c) Pembahasan atas
urutan tugas (sumber informasi,observasi atau eksperimen, dan batasan waktu,
uang, atau data yang tersedia).
|
D.MELAKUKAN
PENELITIAN
|
d)
Telaah atas pekerjaan proyek, jadwal, dan sumber-sumber yang diperlukan (siapa
yang bertanggung jawab, kapan akan dilakukan ,dan berapa biaya investigasi)
Nilai
laporan Anda tergantung pada kualitas suatu informasi. Pada saat Anda
mengumpulkan informasi, perhatian Anda untuk pertama kali adalah bagaimana
mengorganisasi informasi yang Anda peroleh. Apabila Anda melakukan penelitian
secara berkelompok, Anda harus dapat melakukan koordinasi dengan anggota lainnya.
Rencana kerja yang telah Anda siapkan akan sangat membantu Anda selama
penelitian berlangsung. Dalam kaitan ini, bagaimana Anda memperoleh informasi
yang Anda perlukan baik melalui sumber-sumber primer (primary sources) maupun
sekunder(secondary resources).
Sumber primer akan memberikan informasi atau data yang dikumpulkan dari
sumber-sumber asli (tangan pertama) untuk tujuan tertentu. Sedangkan sumber
sekunder akan memberikan data yang telah dikumpulkan oleh pihak lain untuk
tujuan tertentu. Data sekunder tersebut berasal dari laporan tangan kedua.
. Sumber-sumber Primer
Apabila informasi yang Anda perlukan tidak tersedia dari sumber-sumber
sekunder, Anda harus mengumpulkan dan menafsirkan data dengan melakukan
penelitian primer. Anda harus melakukan penelitian secara langsung ke dalam
dunia nyata. Ada 4 cara untuk mengumpulkan data primer, yaitu memeriksa
dokumen0dokumen ,observasi, survey, dan melakukan eksperimen.
a. Dokumen
Dokumen – dokumen bisnis yang termasuk ke dalam data primer antara lain laporan
penjualan, neraca, laporan laba rugi, kebijakan-kebijakan, korespondensi dengan
pelanggan dan pemasok, dan kontrak. Di samping itu, dokumen-dokumen resmi
pemerintah juga termasuk sumber-sumber primer.
b. Observasi
Observasi (observation) atau
pengamatan merupakan salah satu cara untuk memperoleh sumber data primer dalam
dunia bisnis. Anda mungkin dapat mengunjungi atau mengamati suatu kegiatan yang
tengah berlangsung dalam suatu bisnis
c. Survey
Suatu cara untuk memperoleh jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan yang Anda ajukan adalah bertanya kepada orang-orang yang
mempunyai pengalaman atau keahlian yang relevan dengan bidang keahliannya.Anda
dapat melakukan survey dengan menggunakan suatu daftar pertanyaan yang telag
Anda susun sedemikian rupa sehingga memudahkan Anda untuk melakukan wawancara.
Melakukan wawancara nampaknya sederhana, tetapi kalau tidak dipersiapkan dengan
cermat akan sia-sia saja hasilnya.
Suatu survey formal memerlukan beberapa keputusan penting yang mencakup antara
lain
1. Apakah Anda ingin
wawancara tatap-muka, lewat telepon, atau lewat daftar pertanyaan?
2. Berapa jumlah
sampek yang akan Anda teliti?
3. Pertanyaan khusus
apa yang harus Anda ajukan agar memperoleh suatu gambaran yang valid?\
Pengembangan suatu daftar pertanyaan memerlukan keterampilan tertentu. Ada
beberapa bentuk pertanyaan yang dapat Anda gunakan untuk memperoleh informasi
dari para responden, antara lain dengan menggunakan pertanyaan terbuka, ya atau
tidak, pilihan, skala, checklist, peringkat, dan isian.
d. Eksperimen
Kegiatan eksperimen (eksperiment) lebih banyak dilakukan untuk
bidang-bidang teknis. Hal ini disebabkan karena suatu eksperimen memerlukan
manipulasi factor-faktor yang tercakup di salamnya secara lebih ekstensif. Di
samping itu, biaya yang diperlukan untuk melakkan eksperimen pada umunya
relative mahal dan untuk mengetahui eksperien perlu waktu ng cukup lama.
Sebagai contoh, Anda ingin mengetahui apakah ada pengaruh terhadap
produktivitas kerja antara pekerja biasa dengan pekerja yang diberi bonus atau
insentif atas prestasi kerjanya. Untuk dapat mengetahui hasilnya, kedua
kelompok pekerja tersebut perlu diuji coba dan diteliti secara lebih mendalam.
2. Sumber-sumber
Sekunder
Meskipun penelitian Anda kebanykan menggunakan sumber-sumber primer, pertama
kali Anda akan menelaah informasi yang berasal dari sumber sekunder. Dalam
kaitanyya dengan sumber-sumber sekunder, Davis menyatakan
bahwa dengan semakin berkembangnya teknologi dewasa ini, banyak informasi yang
dapat diperoleh melalui Internet (online) mauoun yang
tersimpan dalam bentuk CD-ROM(Compact Disc- Read Only Memory).
Ada bebrapa alas an yang melatarbelakangi mengapa orang menggunakan
sumber-sumber sekunder, yaitu melalui jasa online atau
jaringan Internet.
a. Hemat Waktu
Mencari informasi melalui internet dapat menghemat waktu bila
dibandingkan dengan cara manual. Prosedur pencariannya relative cepat. Anda
tinggal mengetik infromasi yang Anda butuhkan dalam layar monitor melalui
bantuan search engine. Tidak berapa lama kemudian, Anda sudah
dapat memeperoleh informasi yang Anda butuhkan.
b. Ketelitian
Para peneliti memiliki tingkat kepercayaan yang lebih tinggi terhadap inforamsi
yang diperoleh melalui jaringan internet karena kutipan-kutipan penting tidak
akan terlewatkan dalam proses pencariannya.
c. Relevansi
Peneliti yang mempunyai pengalaman dalam mencari inforamsi melalui internet
dapat memisahkan secara selektif konsep-konsep dan istilah-istilah kunci untuk
mengidentifikasi kutipan-kutipan atau artikel-artikel yang mempunyai relevansi
tinggi tentang apa yang ditanyakan oleh para peneliti.
d. Efektivitas Biaya
|
E. ANALISIS
DATA
|
Berkurangnya waktu pencarian dan meningkatnya relevansi bahan-bahan dalam suatu
proses dapat menghasilkan prosedur efektivitas biaya yang tinggi.
Setelah
melakukan penelitian dan memperoleh data yang Anda inginkan, selanjutnya Anda
perlu melakukan analisis terhadap hasil temuan Anda tersebut. Proses analisis
pada dasarnya merupakan suatu pencarian hubungan di antara fakta-fakta yang
telah Anda temukan tersebut. Dengan melihat data yang telah Anda kumpulkan dari
berbagai sudut pandang, Anda akan dapat menjawab berbagai pertanyaan yang Anda
siapkan dalam suatu rencana kerja (work plan)
1. Perhiutungan
Stastistik
Kebanyakan data yang Anda peroleh dari suatu
penelitian berbentuk angka-angka. Dengan perhitungan statistic secara
sederhana, Anda dapat menghitung rata-rata (average) ,
perkembangan (trends), dan korelasi (correlations).
Salah satu cara untuk melihat data adalah dengan
mencari rata-ratanya. Dalam hal ini, rata-rata dapat dibedakan ke dalam tiga
bentuk yaitu mean, median, dan mode.
Mean dapat diperoleh dengan cara membagi jumlah semua itemdalam
suatu kelompok dengan jumlah item dalam kelompok tersebut
(Rp63.000.000,00 + 9 = Rp7.000.000,00). Mean ini sangat
bermanfaat untuk membandingkan antara satu item dengan
rata-rata kelompok.
Cara lain untuk menghitung rata-rata adalah median. Median dari
sebuah kelompok adalah nilai yang berada di tengah kelompok tersebut ketika
semua anggota kelompok disusun secara menaik atau menurun berdasarkan nilainya.
Sebagai contoh, apabila terdapat Sembilan data, median-nya adalah
data yang kelima (Rp7.500.000,00).Median ini bermanfaat, jika satu
atau beberapa data yang ada bersifat ekstrem (berbeda secara mencolok). Sebagai
contoh, meskipun data tertinggi adalah Rp27.000.000,00, median-nya
tetap sebesar Rp7.500.000,00.
Mode adalah data yang paling sering muncul dalam sautu
kelompok. Dalam contoh terlihat bahwa penghasilan per bulan yang paling sering
muncul adalah Rp8.500.000,00, yang dihasilkan oleh tiga orang. Jika Anda ingin
mengetahui suatu data yang paling sering muncul atau yang biasa terjadi, mode-lah
jawabannya.
2. Kesimpulan
Pengambilan kesimpulan dapat didsarkan pada suatu kombinasi antara fakta-fakta
yang tersedia, pertimbangan nilai, dan asumsi-asumsi. Oleh karena itu, sangat
jarang pengambilan kesimpulan hanya disadarkan pada penemuan fakta semata.
Meskipun demikian, Anda juga perlu tahu bahwa pengambilan kesimpulan terhadap
suatu kasus dapat mengandung unsur-unsur yang bersifat subjektif.
3. Rekomendasi
Kesimpulan berbeda dengan rekomendasi. Kesimpulan merupakan opini atau
penafsiran terhadap suatu pokok bahaasan tertentu, sedangkan rekomendasi adalah
sran yang diberikan untuk melakukan tindakan tertentu.
Suatu rekomendasi yang baik (good recommendations), paling tidak
mencakup tiga criteria yaitu (1) praktis, (2) dapat diterima oleh pembaca, dan
(3) penjelasannya cukiup rinci sehingga pembaca dapat melakukan suatu tindakan.
